第一条 为加强学生档案管理工作，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及学校学生管理工作的相关规定，结合我校实际，特制订本办法。

　　第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

　　学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。

　　第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、二级学院和相关职能部门密切配合的管理制度。

　　学生工作处综合事务管理科学生档案室归口管理国家计划招收的在籍全日制普通本科生的档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查和指导全校学生档案的管理工作;各二级学院按照学校规定对在校学生档案进行审查、整理、补充、完善、移交和相关日常管理;学校相关部门根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。

　　第四条 学校设立专职档案管理员负责学生档案管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

　　第二章 学生档案材料的收集与整理

　　第五条 为适应国家人事工作需要，在校期间学生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包含以下材料：

　　1.入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料。

　　2.学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。

　　3.学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

　　4.毕业材料：毕业生登记表。

　　5.奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，如获得三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

　　6.处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。

　　7.组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。

　　8.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

　　第三章 学生档案材料的归档和移交

　　第六条 学生档案材料在校内流转、移交遵照以下规定:

　　1.本科新生中学期间形成的档案材料由所在学院负责接收。招生录取过程中形成的档案材料由招生部门负责分解移交至学院，由学院进行初步整理归档。

　　2.新生入学后，各学院应在规定期限内，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向招生部门报告;发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

　　3.新生资格审查完毕后，由各学院对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，待新生正式取得学籍后，各学院将新生档案集中移交学生工作处综合事务管理科学生档案室，由学生工作处综合事务管理科学生档案室按学生学籍情况统一立卷归档、集中规范管理。

　　4.学生工作处综合事务管理科学生档案室应及时整理学生档案信息，并将相关情况反馈各学院。发现档案缺失或档案材料不全的，应及时催交补齐。

　　5.各相关部门应支持二级学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第五条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。

　　6.各学院应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交学生工作处综合事务管理科学生档案室立卷归档，由学生档案室及时整理、立卷、归档。

　　第七条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

　　归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门(单位)及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字;特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

　　归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

　　归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

　　第八条 学生档案移交时，应填写《档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。

　　如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

　　第四章 学生档案的转递

　　第九条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生学籍管理部门应及时通知学生工作处综合事务管理科学生档案室办理档案转递手续。

　　学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过EMS档案专递寄送、转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

　　第十条 学生转学(转入和转出)、校内转专业、留级、延期毕业的，学籍管理部门应当及时将学生学籍变更通知书送达学生工作处综合事务管理科学生档案室，学生工作处综合事务管理科学生档案室应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

　　第十一条 毕业生档案的转递，由学生工作处综合事务管理科学生档案室负责，各学院配合，按以下规定进行：

　　1.已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按照当年的就业方案进行转递。

　　2.考研继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。

　　3.因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生在规定期限内办理了档案托管手续的，由学生工作处综合事务管理科学生档案室将其档案转递至档案托管机构;未办理档案托管手续的，由学生工作处综合事务管理科学生档案室按规定将其档案寄送至生源所在地人事部门代管。

　　第五章 附 则

　　第十二条 本管理办理由华南理工大学广州学院学生工作处负责解释。

　　第十三条 本管理办法自公布之日起施行。