根据国家《档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本制度。

       一、学校的档案资料主要为学校服务。查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案室查阅。如确需借出时，必须办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。凡借出的档案材料，必须按要求如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规定处理。

       二、查阅有关的档案材料，学校师生员工凭工作证、学生证；校外人员须持单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证或身份证，履行登记手续后方能调阅。

       三、学校各部门人员调阅档案，原则上只能调阅本单位形成的卷宗以及可公开的普发性文件。如确需调阅其他单位形成的档案，须写明查阅目的和查档内容，经档案形成部门负责人和校办批准方能调阅。

       四、凡调阅校长办公会议记录，绝密档案材料，有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由本单位负责人提出查阅报告，经报请党委书记或校长审批后，限定性的阅读有关内容，不得带出档案室，不得抄摘。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给档案室注销。

       五、凡调阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经校办主任或档案形成部门负责人批准；属处级干部的须经党委书记或校长批准。

       六、借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄，档案人员应认真核对摘抄材料，经校办主任审批后，方可盖章；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理。

      七、查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点，核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。